Multitasking funciona mesmo? 7 hábitos que parecem produtivos, mas podem não ser
Responder a um email enquanto participa numa reunião. Consultar uma mensagem enquanto termina um relatório. Ter quinze separadores abertos e saltar entre tarefas ao longo de toda a manhã.
No final do dia, a sensação pode ser: “Não parei um segundo.”
Mas estar constantemente ocupado não significa necessariamente ter sido produtivo.
A investigação sobre multitasking e gestão do tempo mostra que, quando duas tarefas exigem atenção, o nosso cérebro nem sempre as executa verdadeiramente em simultâneo. Muitas vezes, alternamos rapidamente entre uma e outra e cada mudança pode ter um custo em tempo, atenção e desempenho. Revisões científicas sobre task switching identificam precisamente perdas de desempenho quando é necessário mudar repetidamente de tarefa.
Então, quantos dos nossos hábitos “produtivos” estarão, na realidade, a dificultar o trabalho?
1. Fazer várias tarefas exigentes ao mesmo tempo
Ouvir música enquanto organiza documentos pode não representar um problema.
Outra coisa é tentar escrever um relatório enquanto responde a mensagens, acompanha uma reunião e verifica dados numa folha de cálculo.
Quanto maior for a exigência cognitiva das tarefas, mais difícil se torna processá-las simultaneamente. A investigação sobre multitasking distingue precisamente entre tarefas que conseguem coexistir e situações em que o cérebro precisa de alternar a atenção entre diferentes objetivos.
O resultado pode ser curioso: sentimos que estamos a fazer muitas coisas porque estamos permanentemente ativos, mas cada tarefa recebe apenas pequenos fragmentos da nossa atenção.
Experimente: agrupar períodos de trabalho em que uma tarefa importante recebe atenção exclusiva, em vez de manter várias atividades abertas em paralelo.
2. Responder a todas as notificações assim que aparecem
Email. Teams. WhatsApp. Uma nova mensagem. Um lembrete. Outro email.
Responder rapidamente pode parecer eficiência. O problema é transformar cada notificação numa nova prioridade.
Dados do Work Trend Index 2025 da Microsoft mostram a dimensão que as interrupções digitais podem assumir: na amostra analisada, os trabalhadores recebiam em média uma interrupção por reunião, email ou mensagem a cada dois minutos durante o horário principal de trabalho. Estes dados não incluíram utilizadores empresariais da União Europeia, pelo que não devem ser interpretados como uma estimativa específica para Portugal, mas ilustram a intensidade da comunicação digital em muitos ambientes de trabalho.
Nem todas as mensagens exigem resposta imediata.
Produtividade também significa decidir aquilo que pode esperar.
3. Deixar a caixa de entrada decidir o seu dia
Há uma rotina muito comum:
- Abrir o email de manhã.
- Encontrar quinze pedidos.
- Começar pelo primeiro.
- Responder a outro.
- Surgir uma nova mensagem.
- Resolver “só mais esta”.
E, duas horas depois, ainda não começámos aquilo que era verdadeiramente importante.
O problema não está no email. Está em transformar a caixa de entrada numa lista de prioridades definida pelos outros.
A investigação sobre padrões de trabalho tem apontado precisamente para o peso crescente da comunicação. Num estudo global anterior, 68% dos participantes afirmaram não dispor de tempo suficiente de concentração sem interrupções e, entre os utilizadores analisados, uma grande parte do tempo era absorvida por reuniões, email e chat.
Uma alternativa é definir primeiro as prioridades do dia e estabelecer momentos específicos para consultar comunicações, sempre que as características da função o permitam.
4. Interromper uma tarefa sempre que aparece outra
Está a preparar uma proposta.
Chega um email.
Interrompe.
Começa a responder.
Lembra-se de outro assunto.
Abre o Excel.
Surge uma chamada.
Quando regressa à proposta inicial, precisa de alguns minutos apenas para perceber:
“Onde é que eu ia?”
Existe um conceito particularmente interessante chamado resíduo de atenção (attention residue).
A investigação de Sophie Leroy demonstrou que, quando mudamos de uma tarefa para outra, sobretudo deixando a primeira incompleta, parte da nossa atenção pode permanecer ligada ao que estávamos a fazer anteriormente. Isso pode prejudicar o desempenho na tarefa seguinte.
Nem sempre podemos concluir uma tarefa antes de aparecer uma urgência.
Mas podemos reduzir mudanças desnecessárias e, quando precisamos de interromper, deixar uma nota clara sobre qual é o próximo passo. Isso facilita o regresso.
5. Trabalhar durante a reunião para “aproveitar o tempo”
A reunião está a demorar, então aproveita para responder a emails.
Parece uma solução perfeita: duas tarefas pelo preço de uma.
Só que pode acabar por fazer pior as duas.
Um estudo publicado em 2025 analisou multitasking durante videoconferências e encontrou maior fadiga e pior desempenho objetivo quando os participantes realizavam uma segunda tarefa durante a reunião.
Se uma reunião é tão pouco importante que podemos passar metade dela a realizar outro trabalho, talvez a pergunta deva ser: Precisamos realmente de estar nesta reunião?
Em vez de normalizar o multitasking, pode ser mais produtivo reduzir participantes, definir uma agenda ou substituir determinadas reuniões por comunicação assíncrona.
6. Encher a agenda de reuniões porque “assim avançamos mais”
Reuniões podem ser essenciais para decidir, coordenar e resolver problemas. Mas mais reuniões não significam automaticamente mais colaboração.
Um estudo publicado em 2025 encontrou aquilo a que os investigadores chamaram “paradoxo da carga de reuniões”: aumentar as reuniões pode favorecer participação e contribuição até determinado ponto, mas, a partir daí, o consumo de tempo e recursos começa a produzir custos.
Por isso, antes de marcar uma reunião, três perguntas podem ajudar:
- Precisamos de tomar uma decisão em conjunto?
- Este assunto pode ser resolvido por email ou mensagem?
- Todas as pessoas convidadas precisam realmente de estar presentes?
Uma agenda cheia pode parecer produtividade.
Às vezes é apenas uma agenda cheia.
7. Não fazer pausas porque parar parece perder tempo
“Faço isto tudo de seguida e depois descanso.”
Parece lógico.
Mas a produtividade não funciona necessariamente como uma linha contínua em que mais minutos a trabalhar equivalem sempre a mais resultados.
Uma meta-análise que reuniu 22 amostras de estudos sobre micropausas encontrou pequenos efeitos positivos na redução da fadiga. O efeito global sobre o desempenho não foi estatisticamente significativo e variou em função do tipo de tarefa, pelo que não podemos simplesmente concluir que “fazer pausas aumenta sempre a produtividade”.
Podemos concluir algo mais prudente: trabalhar sem parar também não é automaticamente a estratégia mais eficiente. Pequenas pausas podem ajudar a gerir o cansaço e criar momentos naturais de transição entre tarefas.
Afinal, multitasking funciona ou não?
A resposta não é simplesmente “não”.
Conseguimos combinar algumas atividades, sobretudo quando uma delas exige pouca atenção ou está altamente automatizada.
O problema aparece quando tentamos realizar duas ou mais tarefas cognitivamente exigentes ao mesmo tempo.
Nessas situações, aquilo a que chamamos multitasking é muitas vezes uma sucessão rápida de mudanças de atenção. E mudar constantemente de contexto exige esforço cognitivo, pode aumentar os erros e dificulta o trabalho concentrado.
Por isso, uma boa gestão do tempo não significa conseguir encaixar o maior número possível de tarefas numa hora.
Significa perceber:
- O que é realmente prioritário?
- O que exige concentração?
- O que pode ser agrupado?
- O que pode esperar?
- E o que nem sequer precisava de ocupar o nosso tempo?
No final de um dia muito ocupado, talvez exista uma pergunta mais útil do que “Quantas coisas fiz?”
É esta: “Fiz aquilo que realmente precisava de fazer?”
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