7 erros no Excel que fazem perder tempo no trabalho

Atualizar um relatório, organizar uma lista de clientes ou calcular despesas são tarefas comuns em muitas empresas. O Microsoft Excel pode facilitar todas elas, mas alguns hábitos tornam o trabalho mais demorado e aumentam a possibilidade de erros.

Fazer contas manualmente, organizar mal os dados ou imprimir sem verificar o resultado são exemplos de situações que podem ser corrigidas com conhecimentos básicos.

Conheça 7 erros no Excel que fazem perder tempo no trabalho e descubra como evitá-los.

1. Fazer contas manualmente e escrever apenas o resultado

Recorrer à calculadora para somar valores e depois escrever o resultado no Excel pode parecer uma solução rápida. O problema surge quando algum dos valores muda: é necessário repetir o cálculo e atualizar o resultado. Utilizar fórmulas permite que os resultados acompanhem as alterações dos dados. 

Para somar os valores das células B2 a B10, por exemplo, pode utilizar:

=SOMA(B2:B10)

Além de poupar tempo, esta abordagem facilita a verificação dos cálculos, porque mantém a ligação entre os valores e o resultado.

2. Organizar os dados sem uma estrutura consistente

Uma lista com linhas vazias, títulos repetidos e informações diferentes na mesma coluna torna-se difícil de consultar e atualizar, imagine uma folha com contactos de clientes, numa linha, o nome e o telefone estão juntos, noutra, o telefone aparece na coluna do e-mail, qualquer pesquisa ou organização exigirá trabalho adicional.

Cada coluna deve representar um tipo de informação e cada linha um registo, neste exemplo, as colunas poderiam ser “Nome”, “Empresa”, “Telefone” e “E-mail”.

Uma estrutura consistente facilita a utilização de filtros, a ordenação e a análise dos dados.

3. Confundir o aspeto de uma célula com o seu conteúdo

Uma célula pode apresentar um valor que parece um número, mas estar guardado como texto, essa diferença pode afetar cálculos e ordenações.

O mesmo acontece com datas introduzidas de forma inconsistente ou com símbolos escritos diretamente junto dos valores.

Antes de calcular, confirme se o Excel reconhece os dados como pretendido, para apresentar valores monetários, por exemplo, utilize o formato de moeda em vez de escrever o símbolo do euro como parte do conteúdo.

A formatação deve ajudar a apresentar os dados de forma clara, preservando a sua utilização nos cálculos.

4. Copiar fórmulas sem verificar as referências

Copiar uma fórmula para várias linhas é útil, mas exige perceber quais as referências que devem mudar e quais devem permanecer fixas.

Por exemplo, se calcular o valor de vários produtos com uma taxa guardada numa única célula, essa referência deve manter-se ao copiar a fórmula, é aqui que entram as referências absolutas, como $E$1, que fixam a coluna e a linha.

Verifique a primeira fórmula e algumas das linhas seguintes antes de aplicar o cálculo a toda a lista, este cuidado evita que um erro se repita em dezenas ou centenas de células.

5. Procurar e destacar informação sempre à mão

Percorrer uma lista extensa à procura de um cliente ou pintar manualmente todas as células com valores acima de um limite consome tempo.

Os filtros ajudam a mostrar apenas os registos relevantes, já a formatação condicional permite destacar células com base em critérios definidos, como despesas superiores a determinado valor.

A validação de dados também pode facilitar o preenchimento, através de listas pendentes com opções como “Pendente”, “Em curso” e “Concluído”.

Estas ferramentas ajudam a consultar a informação e a manter critérios consistentes, sem repetir o mesmo trabalho a cada atualização.

6. Criar gráficos difíceis de interpretar

Um gráfico com demasiadas cores, categorias ou informação pode dificultar a leitura dos resultados, antes de criar um gráfico, defina o que pretende mostrar, quer comparar despesas entre departamentos? Acompanhar as vendas ao longo dos meses? Apresentar a distribuição de um total?

Escolha um gráfico adequado a essa finalidade e utilize títulos claros. Evite elementos decorativos que desviem a atenção dos dados.

Um bom gráfico permite perceber a mensagem principal com rapidez.

7. Imprimir sem verificar a pré-visualização

Colunas cortadas, páginas quase vazias e letras demasiado pequenas são problemas frequentes quando se imprime diretamente uma folha de cálculo, antes de imprimir, consulte a pré-visualização e verifique a área de impressão, a orientação da página, as margens e a escala.

Se a folha tiver muitas colunas, a orientação horizontal pode ajudar, contudo, reduzir tudo para uma única página pode tornar o documento ilegível.

O objetivo é obter um documento completo e fácil de ler, ajustando a impressão ao conteúdo, aprenda a utilizar o Excel com mais autonomia

Conhecer as ferramentas básicas do Excel ajuda a organizar informação, simplificar tarefas e verificar resultados com maior confiança.

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