7 erros na organização de eventos que os convidados percebem imediatamente
Um evento pode ter bons oradores, um espaço apelativo e um programa interessante.
Mas basta uma fila interminável à entrada, informação contraditória ou um atraso mal gerido para os convidados começarem a formar uma opinião negativa.
E essa opinião surge depressa.
Na organização de eventos, muitos erros que parecem “pequenos” para quem está nos bastidores são imediatamente visíveis para quem participa.
É por isso que um bom evento não depende apenas daquilo que acontece no palco. Depende também de tudo o que permite ao convidado perceber onde deve ir, o que vai acontecer e se a organização está realmente preparada.
Então, quais são os erros que mais facilmente estragam essa experiência?
1. Fazer o participante procurar informação que devia estar clara
Onde é a entrada? A que horas começa? Há estacionamento? É preciso apresentar alguma coisa no check-in? Onde fica a sala da próxima sessão?
Quando os participantes precisam de procurar respostas para perguntas básicas, o evento começa a criar fricção antes mesmo de começar.
A informação essencial deve ser fácil de encontrar e coerente em todos os canais: email, página do evento, bilhete, redes sociais e sinalização no local.
Um bom princípio é simples: se muita gente está a fazer a mesma pergunta, provavelmente a informação não estava suficientemente clara.
Antes do evento, vale a pena rever toda a comunicação do ponto de vista de alguém que nunca esteve naquele espaço.
2. Criar filas logo à chegada
Poucas coisas dizem tão rapidamente “não estávamos preparados para este número de pessoas” como uma fila desorganizada no check-in.
Nem sempre é possível eliminar tempos de espera, sobretudo em eventos de grande dimensão. Mas é possível antecipá-los.
Questões aparentemente simples fazem diferença:
- Quantas pessoas são esperadas no mesmo período?
- Quantos postos de receção existem?
- O processo de entrada tem passos desnecessários?
- Existem filas diferentes para situações diferentes?
- A equipa sabe resolver rapidamente exceções?
Se o participante passa 30 minutos numa fila para entrar num evento que começa pontualmente, a experiência já começou com um problema.
3. Atrasar o programa e fingir que nada aconteceu
Um atraso de dez minutos pode acontecer. O problema começa quando ninguém explica nada.
Os convidados ficam sentados, olham para o relógio e começam a tentar perceber se houve uma alteração.
Quanto maior for o silêncio, maior tende a ser a sensação de desorganização.
Se existe um atraso, a melhor estratégia costuma ser muito simples: informar.
“Vamos iniciar dentro de aproximadamente 10 minutos devido a um atraso na sessão anterior.”
Não resolve o atraso, mas reduz a incerteza.
E existe outro cuidado importante: um atraso no início pode afetar todas as sessões seguintes.
Por isso, um programa realista deve incluir alguma margem e não pressupor que tudo decorrerá ao minuto.
4. Tentar colocar conteúdo a mais no programa
Mais oradores. Mais painéis. Mais atividades. Mais conteúdo.
À primeira vista, parece que estamos a oferecer mais valor. Mas um programa demasiado cheio pode produzir exatamente o efeito contrário.
Sessões consecutivas sem pausas suficientes reduzem oportunidades de networking, dificultam deslocações entre espaços e aumentam a fadiga dos participantes.
É frequente quem organiza pensar:
“Temos de aproveitar cada minuto.”
O convidado pode pensar:
“Quando é que consigo ir à casa de banho?”
Um bom evento não precisa de preencher todos os minutos disponíveis.
Também precisa de criar espaço para respirar, conversar e assimilar aquilo que aconteceu.
5. Ter uma equipa que não sabe responder às perguntas básicas
“Não sei.”
“Pergunte ali.”
“Isso não é connosco.”
Poucas respostas transmitem tão rapidamente falta de coordenação.
Naturalmente, ninguém consegue saber tudo.
Mas a equipa que está em contacto com o público deve conhecer pelo menos as informações essenciais: programa; localização das salas; horários; acessos; contactos internos; procedimentos perante alterações; quem deve resolver cada tipo de problema.
O ideal não é que todos saibam resolver tudo. É que saibam para onde encaminhar corretamente.
Antes do evento, uma reunião breve da equipa pode evitar dezenas de pequenas falhas durante o dia.
6. Pensar apenas no convidado “médio”
Nem todos os convidados chegam da mesma forma, deslocam-se da mesma maneira ou têm as mesmas necessidades.
Acessibilidade não deve ser uma preocupação acrescentada no final do planeamento. Deve fazer parte dele.
Isso pode significar considerar mobilidade reduzida, acessibilidade do espaço, legibilidade da informação, necessidades alimentares, sistemas de som, iluminação, circulação ou outros requisitos relevantes para o público.
Um evento verdadeiramente bem organizado não pensa apenas:
“Conseguimos realizar o programa?”
Também pergunta:
“As pessoas conseguiram participar em boas condições?”
7. Não ter um plano B para aquilo que pode correr mal
O projetor deixa de funcionar. Um orador não chega. Começa a chover. Há um problema com o catering. A ligação à Internet falha. Uma sala fica indisponível.
O evento não precisa de prever tudo aquilo que pode acontecer.
Mas precisa de pensar antecipadamente naquilo que é razoavelmente previsível.
Ter um plano B não significa ser pessimista.
Significa reduzir o tempo necessário para reagir.
Perguntas simples ajudam:
- Se este fornecedor falhar, qual é a alternativa?
- Se houver atraso, quem decide como ajustar o programa?
- Se uma atividade tiver de mudar de espaço, como informamos os participantes?
- Se houver uma emergência, a equipa sabe o que fazer?
A capacidade de resposta também faz parte da experiência do participante.
Muitas vezes, o público nem percebe que existiu um problema porque a organização o resolveu antes de ele se transformar num problema maior.
Um bom evento parece simples porque houve muito trabalho antes
Quando um evento corre bem, o participante raramente pensa:
“Que excelente planeamento operacional.”
Simplesmente sente que tudo funcionou.
- Encontrou o local.
- Entrou sem dificuldade.
- Percebeu o programa.
- Conseguiu deslocar-se entre as atividades.
- Recebeu informação quando houve alterações.
- E sentiu que alguém tinha pensado na experiência do início ao fim.
É precisamente esta aparente simplicidade que exige planeamento.
Organizar um evento não significa apenas escolher uma data, reservar um espaço e construir um programa.
Significa coordenar pessoas, tempos, fornecedores, comunicação, riscos, logística, experiência do participante e imprevistos.
No final, talvez a melhor pergunta para avaliar um evento não seja:
“Conseguimos realizar tudo o que estava no programa?”
Mas:
“Se eu fosse participante, teria sentido que este evento foi pensado para mim?”
Organização de eventos também exige método.
Para quem pretende desenvolver competências nesta área, a Traininghouse disponibiliza o curso Organização de Eventos | 50h, destinado ao desenvolvimento de conhecimentos relacionados com planeamento, preparação e organização de eventos.
Uma boa organização não elimina todos os imprevistos, mas torna muito mais provável que, quando surgem, os participantes quase nem percebam.